Qué es la copia autorizada y en qué se diferencia de una copia simple
Cuando el testamento se hace ante notario, el original se queda en su protocolo, que «pertenece al Estado» y que los notarios conservan «como archiveros de los mismos y bajo su responsabilidad» (artículo 36 de la Ley del Notariado). Lo que reciben los herederos es una copia, y hay dos clases:
- Copia autorizada: la firma el notario y vale como escritura pública. El Reglamento Notarial considera escrituras públicas, además de la matriz, «las copias de esta misma expedidas con las formalidades de derecho» (artículo 221). Es la que el Consejo General del Notariado indica pedir para seguir con la herencia.
- Copia simple: sirve para leer lo que dispuso el fallecido, pero se da «sin efectos de copia autorizada, pero solamente a petición de parte con derecho a ésta», y en ella no puede constar la firma de los otorgantes (artículo 224).
Si el fallecido hizo varios testamentos, vale el último, como recuerda el Consejo General del Notariado. De uno revocado también se puede pedir copia, pero el artículo 226 la limita «a los efectos limitados de acreditar su contenido, dejando constancia expresa de su falta de vigor».
Antes: el certificado de últimas voluntades
Para saber a qué notaría ir hace falta el certificado de últimas voluntades. El Registro General de Actos de Última Voluntad anota de cada testamento el notario que lo autorizó y «el lugar, fecha y clase del acto de última voluntad» (artículo 4 del anexo segundo del Reglamento Notarial), y el certificado lo puede pedir cualquier persona que acredite el fallecimiento, «siempre que hayan transcurrido quince días desde la fecha de la defunción» (artículo 5). El Consejo General del Notariado añade que esa gestión también la puede hacer la notaría por ti.
Quién puede pedir la copia del testamento de un fallecido
Mientras vive el testador, solo pueden obtenerla «éste o su apoderado especial» (artículo 226 del Reglamento Notarial). Fallecido, tienen derecho a copia:
- «Los herederos instituidos, los legatarios, albaceas, contadores partidores, administradores y demás personas a quienes en el testamento se reconozca algún derecho o facultad».
- Quienes heredarían «de no existir el testamento o ser nulo», por un testamento anterior o por la sucesión sin testamento.
- «Los legitimarios», es decir, los herederos a los que la ley reserva la legítima, «llamados por esto herederos forzosos» (artículo 806 del Código Civil).
Quien la pida tiene que acreditar ante el notario «el derecho o la representación legal o voluntaria que para ello ostente» (artículo 229). Según el Consejo General del Notariado, el notario la da si el testamento te menciona o si la ley te reconoce derecho a heredar; si se niega, cabe «recurso de queja ante la Dirección General» (artículo 231).
Dónde se pide: la notaría que guarda el protocolo
«Solo el notario a cuyo cargo esté el protocolo podrá dar copias de él» (artículo 31 de la Ley del Notariado). Suele ser la notaría que autorizó el testamento, pero el protocolo puede estar en poder «del titular de la Notaría, de su sustituto o del Archivero de protocolos, en su caso» (artículo 223 del Reglamento Notarial). Al Archivo general de protocolos de cada distrito van, como regla, los protocolos «de más de veinticinco años de fecha» y los de las notarías «amortizadas o suprimidas» (artículos 289 y 291).
Si el notario del certificado se ha jubilado, ha fallecido o se ha trasladado, el Consejo General del Notariado remite a su buscador de protocolos en notariado.org o al Colegio Notarial de la comunidad autónoma. Para los protocolos de su archivo general, el Colegio Notarial de Madrid indica que la copia se puede pedir en cualquier notaría o en el propio archivo. Y no hace falta ir en persona: el artículo 230 permite pedirla «por carta u otra comunicación dirigida al notario», que, si le consta que la petición es auténtica o la firma está legitimada, la envía por correo certificado o la entrega a quien designes.
¿Se puede pedir la copia del testamento por internet?
En parte. Esto es lo que hoy está confirmado:
- El certificado de últimas voluntades, sí. Según el Ministerio de Justicia, se pide en su Sede Electrónica pasados 15 días hábiles, si el fallecimiento es posterior al 2 de abril de 2009 y la defunción no está inscrita en un juzgado de paz; si no, en persona o por correo. El buscador de protocolos de notariado.org también es en línea.
- La copia: la ley lo prevé, pero decide el notario. Desde el 9 de noviembre de 2023, la Ley del Notariado permite a «quien acredite interés legítimo», identificándose en la sede electrónica notarial, pedir al notario a cargo del protocolo «copia electrónica o en papel» (artículo 17), y la copia autorizada electrónica se expide «previa comprobación de su interés legítimo» (artículo 17 bis).
Lo que no está confirmado es que un heredero pueda hacer todo el trámite en línea. Según el Consejo General del Notariado, el Portal Notarial del Ciudadano (portalnotarial.es), la entrada a esa sede, sirve para ver las escrituras que uno mismo ha otorgado y pedir copias de ellas; no describe un trámite para el testamento de otra persona. La vía segura sigue siendo la notaría, en persona o por carta, y si quieres probar por internet, pregunta antes a la notaría si admite la petición por la sede y cómo te entregará la copia.
Qué documentos hacen falta
La norma pide acreditar el derecho a la copia, sin una lista cerrada. Como referencia, el Colegio Notarial de Madrid pide para las copias de testamentos que custodia su archivo:
- el DNI, NIE o pasaporte de quien la solicita;
- el original del certificado de defunción, que se obtiene en el Registro Civil (lo explicamos en certificado de defunción);
- el original del certificado de últimas voluntades;
- si no eres heredero, lo que acredite tu interés legítimo.
Si actúas en nombre de otra persona, ese colegio pide una carta del interesado con la firma legitimada por notario. Y si el testamento es ológrafo, el que debe estar «escrito todo él y firmado por el testador» (artículo 688 del Código Civil), antes de pedir copia hay que presentarlo «en los cinco años siguientes al fallecimiento del testador, ante Notario» (artículo 689), que se encarga de su «presentación, adveración, apertura y protocolización» (artículo 61 de la Ley del Notariado).
Cuánto cuesta la copia del testamento
No hay un precio cerrado: lo fija por folios el Arancel de los Notarios (Real Decreto 1426/1989). Su número 4 dice que las copias autorizadas devengan «3,005061 euros por cada folio o parte de él» y que «A partir del duodécimo folio inclusive, se percibirá la mitad de la cantidad anterior»; las copias simples, «0,601012 euros por folio». Los seis decimales vienen de la peseta: en la redacción de 1989 la copia autorizada era de 500 pesetas por folio.
El total depende de los folios y de la antigüedad: para las copias de documentos archivados, el mismo número 4 añade que, «cuando tengan más de cinco años de antigüedad, se percibirán derechos dobles», más un derecho de custodia por cada año. El notario hace constar lo que cobra y los números del arancel aplicados «al pie de la escritura o documento matriz y de todas sus copias» (norma novena del anexo II).
Si no hay testamento, y qué hacer después con la copia
Si el certificado de últimas voluntades dice que no consta ningún testamento, no hay copia que pedir: la herencia se tramita con una declaración de herederos ante notario, como explicamos en herencia sin testamento.
Con la copia autorizada en la mano, cada heredero decide si acepta o renuncia, porque según el Código Civil «La aceptación y repudiación de la herencia son actos enteramente voluntarios y libres» (artículo 988). Lo vemos en aceptar o renunciar a una herencia, y el resto de pasos los ordenamos en la gestión de la herencia y los trámites tras un fallecimiento.
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