El certificado de defunción: qué es y cómo solicitarlo

Es el documento oficial, expedido por el Registro Civil, que acredita el fallecimiento de una persona. Se usa para tramitar la herencia, gestionar pensiones, dar de baja al fallecido en distintos organismos y cobrar seguros de vida o de cobertura de fallecimiento; el sepelio, en cambio, depende de la licencia de entierro o incineración (artículo 62.3 de la Ley 20/2011).

Defunción es la muerte de una persona: así lo define el Ministerio de Justicia en la versión de lectura fácil de este certificado. Para el Registro Civil, la inscripción de la defunción «hace fe de la muerte de una persona y de la fecha, hora y lugar en que se produce» (artículo 62.1 de la Ley 20/2011), y de esa inscripción sale el certificado.

Hay certificados positivos (que acreditan el fallecimiento) en formato extracto (un resumen, que puede ser ordinario o internacional/plurilingüe para usar en el extranjero) y literal (copia íntegra de la inscripción, el que suelen pedir notarías y bancos), y certificados negativos, que acreditan que un fallecimiento no está inscrito en ese Registro.

Es la copia literal de la inscripción, con todos los datos de la identidad de la persona fallecida y del hecho de la defunción, según la ficha del Ministerio de Justicia; el artículo 82.2 de la Ley 20/2011 dice que comprende «la totalidad del contenido del asiento o asientos a que se refieran». Hay que pedirlo expresamente, porque el artículo 82.1 fija la regla contraria: «Salvo solicitud expresa en sentido contrario, se expedirá certificación en extracto».

Es el certificado pensado para surtir efecto en los países que han ratificado el Convenio de Viena de 8 de septiembre de 1976, y según el Ministerio de Justicia se expide en el idioma oficial de todos los países firmantes. Se elige al hacer la solicitud, aunque la Sede Electrónica avisa de que solo se entrega en el idioma pedido cuando es posible, y de que en las inscripciones digitalizadas o informatizadas en papel puede no serlo. Para una comunidad autónoma con lengua propia existe además el bilingüe: «A petición del interesado, las certificaciones podrán ser bilingües» (artículo 81.2 de la Ley 20/2011).

Según la ficha del Ministerio de Justicia, recoge el registro que lo expide, la identidad de la persona fallecida con las menciones de la inscripción, la página y tomo del asiento (o el folio y legajo) y la fecha, identificación y firma de la autoridad que certifica, con el sello de la oficina. Si lleva sello electrónico de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública, incluye además el código seguro de verificación, cómo comprobar el documento y la fecha de expedición. El literal reproduce la inscripción entera, y el extracto, solo un resumen de lo que consta en el Registro.

Se solicita en el Registro Civil del lugar donde se inscribió el fallecimiento, de forma presencial, por correo o por internet a través de la Sede Electrónica del Ministerio de Justicia. Necesitas el nombre y apellidos de la persona fallecida y el lugar y la fecha de la defunción; en persona, además, el DNI de quien lo pide. No cuesta nada: el Ministerio de Justicia indica que las certificaciones del Registro Civil son gratuitas y no pagan ninguna tasa. Si la persona tenía seguro de decesos, la compañía suele ayudar a obtenerlo.

En la Sede Electrónica del Ministerio de Justicia, que tiene dos vías. Con certificado digital o registro en Cl@ve, si la inscripción está disponible por medios telemáticos el certificado se expide en el momento, y si no, el sistema te dice si te llegará por correo postal o cómo obtenerlo; sin identificarte, se envía siempre por correo ordinario al domicilio que indiques. Si lo pides para otra persona, al empezar el trámite se indica que lo solicitas como tercero, y si la defunción consta en una oficina del Registro Civil no informatizada, la propia aplicación te indicará que lo pidas en persona.

En persona, en el Registro Civil en el que conste inscrita la defunción, donde también se recoge en ventanilla, o por internet en la Sede Electrónica del Ministerio de Justicia. La Ley 20/2011 permite pedir la información del Registro «en cualquiera de las Oficinas del Registro Civil o por medios electrónicos» (artículo 10.2), y la Sede cita también las notarías, que actúan como terceros intermediarios. Por correo se envía el formulario del Ministerio indicando el nombre y la dirección a la que hay que remitir el certificado.

Cualquier persona con interés legítimo: el artículo 15.3 de la Ley 20/2011 permite obtener información registral de otra persona «siempre que conste la identidad del solicitante y exista un interés legítimo». La Sede Electrónica del Ministerio de Justicia presume ese interés, por parentesco, en el cónyuge, la pareja de hecho y los ascendientes y descendientes hasta el segundo grado; los demás tienen que demostrarlo o hacerse responsables de él. Si se trata de datos especialmente protegidos de un fallecido, la autorización solo puede darla el Juez de Primera Instancia del domicilio del solicitante (artículo 84).

No basta: en las solicitudes por internet, la Instrucción de 20 de marzo de 2002 de la Dirección General de los Registros y del Notariado exige indicar la identidad de la persona, «el lugar del hecho inscrito al que haya de referirse la certificación y, al menos con cierta aproximación, la fecha de acaecimiento del hecho». Si falta algún dato y por eso no se puede localizar la inscripción, el Registro avisa al solicitante para que pueda subsanarlo (instrucción tercera). En persona, el Ministerio de Justicia pide lo mismo: nombre y apellidos del fallecido y lugar y fecha de la defunción.

Depende de la vía. Por la Sede Electrónica con certificado digital o Cl@ve, si la inscripción está disponible por medios telemáticos se expide en el momento; si no, o si lo pides sin identificarte, llega por correo postal. Si lo pides con urgencia, el artículo 24 del Reglamento del Registro Civil dice: «Las certificaciones que se soliciten con urgencia se expedirán o denegarán en veinticuatro horas».

Pidiendo otra certificación de la misma inscripción, por las mismas vías que la primera: Sede Electrónica, Registro Civil o correo. Por la Sede con identificación no se puede volver a pedir el mismo certificado hasta pasados 15 días desde la anterior solicitud, salvo que pueda emitirse al momento. Si tienes un certificado electrónico con código seguro de verificación (CSV), el servicio de verificación de la Sede permite ver y descargar de nuevo ese documento.

En el servicio de verificación de documentos mediante CSV de la Sede Electrónica del Ministerio de Justicia, escribiendo el código seguro de verificación que trae el certificado. No hace falta identificarse con Cl@ve, permite ver y descargar el documento y solo valida los CSV que empiezan por RG, NS o MS. Es la comprobación que la Sede pide a los organismos, entidades o terceros que reciben un documento electrónico del Registro Civil.

No, y se confunden constantemente. El certificado médico lo firma el facultativo y es el que permite inscribir: la Ley 20/2011 dice en su artículo 66 que en ningún caso puede efectuarse la inscripción sin haberlo presentado ante el Registro Civil. El certificado que piden bancos y notarías es el que expide el Registro Civil a partir de esa inscripción, y según el artículo 62.3 el funcionario lo expide una vez practicada. La licencia de entierro o incineración es un tercer documento, que expide el Encargado del Registro.

El Registro Civil: según el artículo 81.1 de la Ley 20/2011, «Son competentes para expedir certificaciones de los datos que consten en los asientos del Registro Civil los Encargados de las Oficinas del Registro Civil». Por regla general se expide por medios electrónicos, y solo excepcionalmente por medios no electrónicos (artículo 81.2). El médico firma otro documento, el certificado médico de defunción, que es el que permite inscribir el fallecimiento.

No suele ser la familia. El artículo 63 de la Ley 20/2011 obliga a promover la inscripción a la dirección del centro sanitario donde ocurra el fallecimiento, al médico que lo certifica si ocurre fuera, a los parientes o a quien estos autoricen, al director del establecimiento o a cualquier habitante de la casa; y cualquier persona que tenga conocimiento del fallecimiento «lo comunicará a la autoridad competente, que vendrá obligada a promover la inscripción de la defunción». Si ocurre en un hospital, el artículo 64 encarga al propio centro comunicarlo por medios electrónicos al Registro Civil y al Instituto Nacional de Estadística.

Una vez inscrito el fallecimiento en el Registro Civil, lo que suele ocurrir en los primeros días. Para los trámites más urgentes, la funeraria o el seguro de decesos se encargan de las primeras gestiones; el certificado literal para herencia y banca se solicita en los días siguientes.